Есть два типа людей. У первых — постоянный дефицит времени, они с трудом успевают выполнить элементарные ежедневные дела. Вторые, имея те же 24 часа в сутках, совмещают личную жизнь и карьеру, изучают языки, занимаются спортом — перечислять можно до бесконечности. Психологи утверждают, что это обусловлено разной степенью активности личности, которая, в свою очередь, зависит от нервной системы человека. Однако они не отрицают и тот факт, что проблема нехватки времени заключается в постоянной прокрастинации и отсутствии грамотного планирования. Когда как не в начале Нового года со всем этим разбираться?
ТОП-5 способов планирования
Существует множество авторских методик по планированию дел. Мы собрали пять самых популярных, они помогут выстроить как личные, так и рабочие планы.
Метод карточек
Этот способ планирования разработал российский специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский. Метод карточек он презентовал в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Способ достаточно простой. Нам понадобится три листка бумаги — это карточки для различных целей. Они могут быть разноцветными, с пометками или со стикерами. Первая карточка — стратегическая. На ней необходимо разместить ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. На второй, посвященной долгосрочным целям, нужно записать все дела и планы на год или на несколько лет вперед. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня.
Метод приоритетов
Этот метод разработан американским журналистом Айви Ли. Как мы уже выяснили, большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за неправильных приоритетов. Для решения этих проблем автор методики предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой. В конце дня необходимо определить шесть главных дел и расположить их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующи день с утра сразу же приступить к первой задаче из списка, а когда она будет выполнена, начинать следующую.
Энергетический список
Каждая цель требует разного количества умственных или физических нагрузок. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия. Составляя список дел, необходимо разбить все свои задачи на три категории: тяжелые, средние и легкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, нужно лишь оттолкнуться от своего энергетического ресурса в данный момент.
Буллет-джорналинг
Необычный ежедневник разработал американский дизайнер Райдер Кэрролл. Особенность этого метода заключается в его многофункциональности. Автор предлагает записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. На первой странице нужно сделать оглавление с названиями разделов и заполнять его по мере ведения. Дальше — годовой разворот с большими целями и важными датами. Он помогает оценить планы в целом. На следующих страницах — месячные развороты. Слева нужно выписать числа месяца и дни недели. Напротив них отметить события, даты которых точно не изменятся. Справа — общие задачи на месяц. По настроению можно добавить дела на каждую неделю или даже планировать день по часам.
GTD, или Getting Things Done
Секреты планирования от студентов нархоза
Мы провели опрос среди активных студентов НГУЭУ и узнали о том, как им удается успевать сразу всё.
Ксения Петраш, студентка четвертого курса факультета корпоративной экономики и предпринимательства НГУЭУ:
— Меня очень вдохновляют слова журналиста Лоры Вандеркам, которые она сказала на конференции TED: «В неделе 168 часов. Работа в полный рабочий день занимает 40 часов, 8-часовой сон — 56 часов. Остаётся 72 часа на всё остальное. Это много». И это правда, что у нас достаточно времени. Еще один «прием» — это интеграция некоторой деятельности в повседневную жизнь. Например, изучая японский язык, я общаюсь с друзьями или носителями этого языка через чат. Любые новые слова я записываю в заметки своего смартфона. Иногда я стараюсь читать тексты песен, которые я слушаю. Учить язык так намного интереснее и эффективнее. А главное, что можно сделать всё это в автобусе, перед сном, на перемене в университете.
Последний принцип, которого я придерживаюсь, состоит в том, чтобы всегда находить время на то, что важно. В этом я убедилась в декабре, создавая мероприятие. Я готовилась к нему неделю. Всего 15 минут в день и за неделю уже была подготовлена программа. С помощью такого способа можно сделать то, что на первый взгляд кажется слишком трудным.
Янина Буркина, студентка четвертого курса факультета государственного сектора НГУЭУ:
— Главное — это мотивация. Важно знать, зачем ты делаешь то или иное действие. В противном случае каждое твое дело, если сделано не по желанию, в конечном итоге потерпит полное фиаско.
За четыре года своего обучения я осознала, что мне доставляет удовольствие участвовать во всевозможных конференциях, олимпиадах, семинарах, которые организует наш вуз, потому что это не только отличная возможность проявить себя как творческую личность и продемонстрировать все свои лучшие качества, но и шанс встретить своего будущего работодателя. Пока это не произошло, но я верю, ибо мысли материальны.
Совмещать свою личную жизнь, учебу и исследовательскую деятельность мне помогает обычный ежедневник, в котором я записываю план на неделю. Это некий аналог школьного дневника, в котором мы когда-то записывали домашние задания. Конечно же, иногда возникают непредвиденные ситуации, но и их необходимо отображать в своем блокноте. На мой взгляд, важно уметь планировать свое время, оставляя запас свободного времени на разные внезапные казусы. Это невероятно дисциплинирует.
Более того, нельзя быть помешанным на одной лишь учебе или работе, поскольку если зациклишься только на одной сфере свой жизни, то в скором времени она тебе надоест, а результат выполняемой работы начнет постепенно падать. Важно найти баланс между развлечениями, личной жизнью, обязательными делами и хобби. И да, мое хобби — это научная деятельность.
Кристина Миронова, студентка четвертого курса факультета государственного сектора НГУЭУ:
— Я человек, которому порой сложно организовать себя, поэтому я пользуюсь некоторыми правилами, чтобы в срок и качественно выполнять необходимые задания. Обычно планирование начинается с составления перечня дел: на верхних позициях находятся самые важные, которые необходимо выполнить как можно быстрее, ниже располагаются менее важные или менее срочные дела. В ежедневнике я хаотично наперед записываю все важные события, сроки, места, затем заполняю неделю и располагаю дела в хронологическом порядке — всё это помогает мне не забыть о событиях и планировать свое время.
В последнее время я стала замечать, что смартфон очень отвлекает от важных дел. Всегда есть соблазн прочитать новое сообщение, посмотреть новостную ленту. Не отвлекаться лишний раз и сосредоточиться на работе мне позволяет приложение Forest, в нем существует виртуальное дерево, которое растет в заданный заранее интервал времени. Например, мне нужно не отвлекаться от дел 30 минут, поэтому я устанавливаю нужное время в приложении, оно показывает рост дерева, в этот момент нельзя пользоваться другими приложениями или другими функциями телефона. Возможно, этот метод для кого-то недейственен, но мне он позволяет контролировать и себя, и обращать внимание на то, как часто я отвлекаюсь на социальные сети, что это вошло уже в привычку, с которой я борюсь. Отмечу, что если дело действительно важно и интересно вам, то вы выполните его без всяких приложений и помощников. А для менее любимых дел всегда есть дедлайны, которые хорошо стимулируют работу.
Константин Козенец, студент второго курса факультета государственного сектора НГУЭУ:
— Помимо учебы я занимаюсь продюсированием артистов и в работе соблюдаю несколько правил. Во-первых, я мгновенно отвечаю на звонки, смс и письма, присланные на почту. Во-вторых, я всегда выполняю «домашнее задание», которому посвящаю не менее двух дней. Это касается всех аспектов моей работы — от подготовки материала и PR/SMM-сопровождения мероприятия до продумывания внешнего облика. В-третьих, я понимаю, что мое отношение к каждому публичному выступлению определяет, будет ли это шаг вперед или шаг назад в моем развитии. Поэтому я никогда не расслабляюсь.
Поскольку часть работы зависит не от меня лично, я внимательно отношусь к людям, которые меня окружают. Мне важны их настрой и профессионализм. Я не приемлю рядом с собой тех, кто декларирует одинаковое со мной отношение к работе, на деле же просто бросаясь словами. При этом ценю тех, кто делает больше, чем говорит.
Прежде чем взваливать на себя кучу проектов, я советую распределить свое время. С этим невозможно переборщить. И даже если кажется, что ты превратился в машину продуктивности, поверь, это не так. Чтобы довести до идеала организацию своего времени, потребуются годы, может, даже десятки лет. Когда хватаешься и начинаешь всё и сразу с мыслями: «Всегда тащил, и тут затащу», — то можно легко напороться на проблему, с которой столкнулся я: уровень дисциплины, организации времени, а также способность расставлять приоритеты не дотягивают до выбранного темпа. Отсюда жди эмоциональную и физическую усталость, стабильный недосып и постоянное ощущение того, что ты что-то не успеваешь. Из всего этого вытекает падение эффектности на фоне общей усталости. И кипящая жизнь, которая вроде бы должна была приносить удовольствие, начинает тебя разрушать. Выход — это всегда возвращаться к себе. Способность делегировать, планировать наперёд, расставлять приоритеты и уметь говорить «нет» — все эти навыки должны быть прокачаны до внушительного уровня. Если ты, конечно, хочешь жить на максимум.
Карина Ооржак, студентка третьего курса факультета корпоративной экономики и предпринимательства НГУЭУ:
— Я не пользуюсь планером, но я пользуюсь заметками у себя в телефоне или просто запоминаю. У меня есть полезная привычка. Я ложусь не позже 23 часов и встаю достаточно рано. После пробуждения я стараюсь наполнить себя энергией, обязательно выпиваю два стакана воды, чтобы запустить в организме метаболические процессы. Крупные задачи я выполняю утром, потому что в это время мозг работает лучше всего. Осознание того, что самое тяжелое позади, уменьшает волнение и тревожность.
Иногда бывает такое, что у меня голова кругом идет от мероприятий, дедлайнов и всего прочего. В таком случае я нахожу время подумать обо всем и расставить приоритеты. После того как я это сделаю, всё как-то само собой получается. Чтобы голова не шла кругом, не было тревожности, я стараюсь все выполнять в срок. Самый простой способ всё делать вовремя — сохранять мотивацию и вдохновение. Если я делаю то, что мне нравится, то всё происходит очень быстро и успешно. Если есть какие-то похожие задания, сразу их выполняю вместо того, чтобы часто переключаться с одного режима на другой. Что странно, я не делаю перерывы между заданиями, иначе есть риск, что я просто отложу их или у меня пропадает желание делать это дальше.
А выходные я стараюсь планировать за неделю до них, поход в кафе, в кино и т. п. Бывает такое, что друзья неожиданно позовут куда-то, в таких случаях я предпочитаю оставаться дома, готовиться к понедельнику и читать новости.
Совет психолога
Доцент кафедры психологии, педагогики и правоведения НГУЭУ Юлия Наумова рассказала корреспонденту «Нашей Академии» о том, почему мы так часто не доводим дела до конца, и дала конкретную методику, которая поможет отличить реальное желание от навязанного.
— Почему многие цели не воплощаются в жизнь годами?
— Многие, мечтая о чем-то, на самом деле не готовы к переменам в жизни. Мы боимся менять свою устоявшуюся жизнь, учиться новому, попросту ленимся, надеемся, что «всё рассосется само собой». Откладываем что-то на потом, этих «потом» огромное количество: потом буду работать на интересной работе, потом запишусь в тренажерный зал и похудею и т. д. Каждому хочется, чтобы изменения как-нибудь пришли к нам в жизнь сами по себе, но в реальности не знаем, что с этими изменениями делать.
— Когда лучше строить планы? Многие выбирают для этого Новый год.
— Наступление Нового года — это некое «волшебное время», которое приносит с собой много чудес и исполнение желаний. Так было с самого детства, с приходом Деда Мороза появлялись подарки, радость и казалось, что в новом году будет все намного лучше, чем в старом. Становясь старше, мы планируем свою жизнь, это позволяет нам чего-то добиться, где-то избежать неудач. Возможность жить по-новому после Нового года намного выше, чем после одного из понедельников, потому что праздник — событие знаковое. Так, например, принято планировать и загадывать желания под бой курантов, у каждого найдется свой особенный ритуал для этого.
— Не секрет, что многие из таких «новогодних планов» не сбываются. Есть мнение, что так происходит потому, что мы планируем, исходя из того, «как надо», а не «как хочется». Есть ли приемы, позволяющие отличить свои искренние желания от навязанных обществом?
— Сегодня наша жизнь происходит в перегруженной информацией реальности. Поэтому трудно услышать свои собственные желания, которые слабо слышит сознание на фоне мощного и непрерывного информационного воздействия, оказываемого окружающей средой, рекламой и СМИ. Постоянно транслируется мысль, что мы должны купить что-то, сделать что-то, соответствовать эталону, моде; стандарт «настоящего мужчины» или «настоящей женщины» тоже подразумевает определенные действия и желания.
Свои искренние желания можно отличить от навязанных, ответив на простые вопросы:
1. Вы будете заниматься этим, даже если вам не будут нужны деньги? Вы будете делать это просто для удовольствия?
2. Вам это очень нравится, это позволяет выразить себя, раскрывает творческий потенциал?
3. Если отказаться от этого желания, жизнь станет скучной?
Периодически нужно проверять свои желания по критериям истинности для достижения большей ясности в их понимании и отборе.
А что в университете?
В 2019 году НГУЭУ приступил к реализации проекта по созданию комплексной системы планирования и отчетности. Задача проекта состоит в том, чтобы планирование было взаимосвязано как по вертикали, так и по горизонтали организационной структуры вуза. Проректор по организационной работе и информатизации НГУЭУ Владимир Мельников рассказал о том, как работает эта система.
— Во-первых, это взаимосвязь уровней планирования. Например, индивидуальные планы преподавателей, включающие достижения определенных показателей работы, формируют планы кафедр, а план факультета — это совокупный план соответствующих кафедр. Тот же принцип реализуется и для административных подразделений. Во-вторых, это взаимосвязь планов различных структурных подразделений вуза. Так, реализация многих мероприятий в планах зачастую требует различных ресурсов: финансовых, информационных, кадровых и т. д. В этом случае совокупный план кафедр в области практик студентов позволит более точно спланировать деятельность отдела общественных связей, а план в области обеспечения образовательного процесса материально-техническими средствами — план в области закупок университета, реализуемого отделом программно-технической поддержки и контрактной службой и т. д.
Такие вертикальные и горизонтальные связи в системе планирования сегодня пронизывают всю организационную структуру вуза. При этом — что очень важно — в основе системы планирования лежат цели развития университета. Утверждение планов — это большой коллективный труд; а утвержденные планы работы — по сути, результат общего согласия относительно целей развития университета, задач по конкретным направлениям и средств достижения поставленных целей.
Планирование работы такого сложного организма, как наш университет, обеспечивая согласованность разных уровней и направлений планирования, с опорой на цели развития позволяет в конечном счете оптимизировать использование ресурсов, которые, как известно, всегда ограничены.
Отдельно хочу рассказать о принципе открытости, лежащем в основе нашей работы по планированию. Это означает, что все утвержденные планы работы как кафедр, факультетов, так и административных подразделений являются открытыми для коллег. Например, любой заведующий кафедрой может узнать о планах своих коллег с другой кафедры, а сотрудник административного подразделения — узнать о планах работы соседнего отдела.
Помимо решения задачи оптимизации и контроля за использованием ресурсов университета при работе по пунктам утвержденного плана, информационная прозрачность имеет еще два важных следствия: первое — это возможность получения синергетического эффекта, когда, например, вместо обособленных мероприятий разных кафедр можно запланировать одно совместное и более крупное мероприятие; второе — это обеспечение доверия к такой системе со стороны преподавателей, сотрудников вуза.
Перспективы дальнейшей работы в области планирования в вузе будут направлены на то, чтобы обеспечить точность планирования — с одной стороны, исполнения запланированных позиций — с другой. В нашем понимании система мотивации и поощрения сотрудников должна учитывать работу по соответствующим пунктам планов: соотношение фактического и ожидаемого результата, достижение нормативных и плановых показателей работы структурных подразделений, учитывать ценность для вуза полученного результата конкретным сотрудником, отделом, кафедрой.
Наталья Шулепова
Главная тема, Наша академия